Integritetspolicy (kombinerad integritetspolicy och informationsdokument för kundrelationer och marknadsföring)
1. Den personuppgiftsansvarige
Ab LL International Oy
Nihtisillantie 3
02630 Esbo
Företags-ID: 1790020-8
2. Kontaktperson med ansvar för registret
Salla Niskanen, dataskyddsombud
gdpr@lli.fi
3. Namn på registren
- Företagets kundregister
- Företagets marknadsföringsregister
- Företagets register över CCTV-inspelningar
4. Ändamål och rättslig grund för behandlingen av personuppgifterna
Kundregistret används för att hantera kundrelationer, för att genomföra kundens och den personuppgiftsansvariges rättigheter och skyldigheter, för marknadsförings- och statistikändamål. Marknadsföringsregistret används för att marknadsföra bolagets produkter och tjänster till personer som inte är kunder hos bolaget men som har gett sitt samtycke till att deras personuppgifter används för den personuppgiftsansvariges marknadsföringskommunikation.
Tillhandahållandet av de personuppgifter som behandlas i kundregistret är ett villkor för ett avtal med oss och vi kan inte ingå ett avtal utan denna information. Vår behandlingsgrund för hanteringen av kundrelationen är fullgörandet av avtalet mellan kunden och oss och för marknadsföring på basis av kundregistret är kundens samtycke.
Behandlingen av uppgifter som registrerats i marknadsföringsregistret baseras på den registrerades samtycke.
När det gäller kund- och marknadsföringsregister har kunden rätt att invända mot användningen av sina personuppgifter för direktmarknadsföring.
De personuppgifter som behandlas i våra kund- och marknadsföringsregister kan också användas för att utveckla och rikta våra tjänster.
Företagets CCTV-register är nödvändigt för att tillgodose den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen (artikel 6.1 f i EU:s dataskyddsförordning). Den personuppgiftsansvariges eller tredje parts berättigade intressen kan vara rättsliga, ekonomiska eller immateriella. Det finns ett väsentligt och berättigat skäl för kameraövervakningen, t.ex. för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk (artikel 21.1 i EU:s dataskyddsförordning). Det är t.ex. nödvändigt att övervaka ingångarna till ett sportcenter när personalen inte är närvarande. De personuppgifter som behandlas i kameraövervakningsregistret kommer inte att användas för att utveckla eller rikta tjänster.
I alla situationer kommer personuppgifter endast att behandlas på det sätt som tillåts enligt tillämplig lag. Uppgifterna kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande eller profilering utan kundens uttryckliga samtycke.
Den huvudsakliga lagstiftning som styr vår verksamhet:
- EU:s allmänna dataskyddsförordning och dataskyddslagen från och med 25.5.2018
- Brottsbalken 39/1889
- Bokföringslagen 1336/1997
5. Mottagare av personuppgifter
De personuppgifter som du lämnar till kundregistret kommer att tas emot när du loggar in i den personuppgiftsansvariges system och kommer att tas emot av den personuppgiftsansvarige.
Dina personuppgifter i kundregistret kan också användas av idrottsanläggningar som har ingått ett samarbetsavtal med den personuppgiftsansvarige och som bedriver sin verksamhet i enlighet med den personuppgiftsansvariges koncept. Dessa aktörer har ingått avtal om behandling av personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen och har förbundit sig att följa den personuppgiftsansvariges anvisningar om behandling av personuppgifter och dataskydd.
6. Datainnehåll i registret
Kundregister
Vårt kundregister innehåller följande information:
- Personuppgifter (namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress)
- Tjänster som köpts och/eller beställts av kunden
- Skattekonto
- Utbildningsbesök
Marknadsföringsregister
I vårt marknadsföringsregister behandlar vi ovanstående personuppgifter, med undantag för ditt personnummer, och vi ber dig också att ange minst en av följande identifieringsuppgifter:
- ålder eller födelseår
- Sex
- modersmål
Register över övervakningskameror
Sportcentret har kameraövervakning. Videobilder från övervakningskamerorna lagras i bolagets CCTV-inspelare.
Uppgifterna i registret är sekretessbelagda.
7. System för underhåll av registret
Kundregister
- DL Prime
- DL Business Intelligence
Marknadsföringsregister
- DL Prime CRM
- Kundhanteringssystem per sportcenter
8. Regelbundna informationskällor
Kundregister
Kunden vid ingående av avtal med oss eller våra samarbetspartners
Passersystem för sportcenter
Marknadsföringsregister
En person som lämnar ut sina uppgifter, t.ex. när han eller hon deltar i tävlingar, evenemang, lotterier eller liknande interaktioner som anordnas av företaget. Dessutom kan personuppgifter samlas in och uppdateras från kundregister.
Register över övervakningskameror
Vi lagrar videomaterial som spelats in via CCTV i övervakningskamerans inspelningsregister. Övervakningskamerornas placering är markerad på separata skyltar.
9. Bevarandetid för personuppgifter
Personuppgifter kommer endast att sparas så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen av personuppgifter enligt definitionen i denna integritetspolicy. Föråldrade och överflödiga uppgifter kommer utan onödigt dröjsmål att förstöras på lämpligt sätt.
Därutöver sparas uppgifterna i kundregistret så länge som krävs enligt bokföringslagen eller annan tillämplig lag. Besöksuppgifterna i kundregistret kommer att anonymiseras efter 5 år från det att serviceavtalet har upphört.
Uppgifterna i marknadsföringsregistret lagras i högst 12 månader efter att den registrerade har gett sitt samtycke, om inte den registrerade förnyar sitt samtycke eller ingår ett kundavtal med oss innan dess. Den registrerades personuppgifter kommer också att raderas utan dröjsmål efter att den registrerade har återkallat sitt samtycke till att ta emot marknadsföringskommunikation.
Inspelningar från övervakningskameror lagras på lämpligt sätt i enlighet med kraven på dataskydd och säkerhet och begränsas till vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de behandlas (artikel 5.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning). Vi kommer att behålla CCTV-inspelningarna i fyra veckor, varefter vi permanent kommer att radera inspelningarna från servern. Bevarandet av inspelningarna kommer att skydda utredningen av egendom eller andra potentiella brottsliga incidenter och skador.
10. regelbundna utlämnanden och överföringar av uppgifter utanför EU eller EES
Uppgifterna i kundregistret kommer inte att lämnas ut till tredje part för marknadsföringsändamål.
Vi kan använda oss av tjänsteleverantörer som kan ha tillgång till dina personuppgifter för att utföra sina uppgifter i samband med behandlingen av personuppgifter i kundregistret. Med dessa tjänsteleverantörer har vi ingått ett avtal i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen.
Vi kan använda externa tjänsteleverantörer för att behandla uppgifterna i marknadsföringsregistret Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att tjänsteleverantören behandlar de personuppgifter som tillhandahålls i enlighet med dataskyddslagstiftningen och endast för att tillhandahålla de separat avtalade tjänsterna till den personuppgiftsansvarige. Med dessa tjänsteleverantörer har vi ingått ett avtal i enlighet med kraven i GDPR.
I övrigt kommer den personuppgiftsansvarige inte att lämna ut de personuppgifter som lämnats till tredje part. Den personuppgiftsansvarige har dock rätt att lämna ut uppgifterna om detta krävs enligt lag eller annan författning.
Uppgifter som behandlas i våra register kan endast publiceras om detta särskilt har överenskommits med den registrerade.
Uppgifterna kommer inte att överföras eller lämnas ut utanför EU eller EU:s ekonomiska samarbetsområde.
11. Principer för registerskydd
Personuppgifter hålls konfidentiella, på servrar som skyddas av lösenord och lämpliga tekniska åtgärder.
Registret behandlas med tillbörlig omsorg och de uppgifter som behandlas i informationssystemen skyddas på ett adekvat sätt. Den personuppgiftsansvarige ska se till att lagrade uppgifter, serveråtkomsträttigheter och annan information som är kritisk för personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av anställda vars arbetsbeskrivning omfattar detta och som har förbundit sig att följa de sekretessbestämmelser och dataskyddsförfaranden som den personuppgiftsansvarige kräver.
De elektroniskt behandlade uppgifterna i registret skyddas av brandväggar, lösenord och andra allmänt accepterade tekniska metoder som används av säkerhetsbranschen. Manuellt förda register förvaras i lokaler dit obehöriga inte har tillträde.
12. Den registrerades rättigheter
Varje person i registret har rätt att begära tillgång till uppgifter som rör honom eller henne, att kontrollera de uppgifter som lagras i registret och att begära rättelse eller radering, begränsning av behandlingen eller rätt till dataportabilitet. Varje registrerad har också rätt att återkalla sitt samtycke till behandling av personuppgifter, utan att det påverkar lagligheten av den behandling som utförts före återkallandet.
Om en person vill utöva någon av ovanstående rättigheter ska begäran skickas skriftligen till den personuppgiftsansvarige genom att fylla i formuläret för begäran om inspektion eller formuläret för radering av uppgifter i kundregistret och skicka formuläret till följande adress:
Ab LL International Oy/GDPR
Nihtisillantie 3
02630 Esbo
eller via e-post till gdpr@lli.fi.
Blankett för begäran om insyn i kundregisteruppgifter (pdf)
Begäran om radering av kunduppgifter (pdf)
Den personuppgiftsansvarige kan vid behov be den sökande att styrka sin identitet. Den personuppgiftsansvarige svarar kunden inom den tidsfrist som anges i EU:s allmänna dataskyddsförordning (vanligtvis inom en månad).
Den som är missnöjd med behandlingen av sina personuppgifter har också rätt att lämna in ett klagomål till den berörda tillsynsmyndigheten i den medlemsstat där han eller hon har sin vanliga vistelseort eller arbetsplats eller där den påstådda överträdelsen har ägt rum. I Finland är dataombudsmannen tillsynsmyndighet. Dataombudsmannens kontor finns på adressen Ratapihantie 9, 00520 Helsingfors, Finland, och e-postadressen är tietosuoja@om.fi.